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档案管理制度
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档案管理

(一)查新档案管理的基本内容

查新档案大体上分为文书档案和项目档案两大类。

(1)文书档案包括查新机构的各种有关查新的办法、规定、规范、细则等,查新机构制定的各种有关查新的规章制度,查新机构的相关材料和查新工作总结,查新项目登记簿,查新咨询专家数据库和有关业绩材料,以及查新人员在工作中所获成果、发表的著作和论文等有关资料;

(2)项目档案包括查新合同、查新报告、查新项目的主要科学技术资料、查新咨询专家的书面咨询意见、查新人员的工作记录等。

(二).文本型查新档案管理的基本要求

(1)查新档案属机密性档案,须有固定场所和专用保密文件柜,并由专人负责管理;

(2)每一个查新项目的相关材料应当由该项目的查新员负责收集、整理、归档。查新完成之后,所有关于该项目的材料应当及时移交档案保管人员,档案保管人员应当建立档案登记簿,按照要求逐一清点验收、登记,并需经双方签字;

(3)查新档案应当立卷保管,文书档案按年度归档,项目档案按项目立卷,专柜存放并录入电子文档存档;

(4)近五年的查新咨询档案一律不外借。如课题组成员需查阅时,须提供有效证件,经查新工作站负责人批准,办理查阅手续,并有查新咨询档案管理人员在场,不得查看与本课题无关的内容。查阅人员必须在指定地点查阅,不准在档案材料上圈点或写字,不得拆卷阅览;

(5)查新人员按档案管理部门要求,及时将查新项目的资料、查新合同、查新报告及其附件、查新咨询专家意见、查新员和审核员的工作记录等存档和计算机进行档案管理,及时将查新报告登陆到查新工作数据库;

(6)档案管理人员和其他有关人员必须本着高度负责的精神,严格遵守本档案保管制度,如出现档案遗失、泄密、损毁将追究当事人的责任并严肃处理。

(三).电子型查新档案管理的基本要求

(1)查新电子档案属机密性档案,须有专用计算机,并由专人负责管理。

(2)每一个查新项目的相关材料应当由该项目的查新员负责收集、整理、归档。查新完成之后,所有关于该项目的电子材料应当及时移交档案保管人员,档案保管人员应当建立电子档案登记簿,按照要求逐一清点验收、登记,并需经双方签字。

(3)查新电子档案按年度归档,每年设置一个文件夹,文件夹以年度命名。

(4)每一个查新项目应包含查新合同、查新报告,查新项目文件夹的命名为该查新的项目编号+项目负责人姓名。

(5)查新报告的命名规则为:查新项目编号+项目负责人姓名。

(6)近五年的查新电子档案一律不提供外阅。如课题组成员需查阅时,须提供有效证件,经查新工作站负责人批准,办理查阅手续,并有查新咨询档案管理人员在场,不得查看与本课题无关的内容。查阅人员必须在指定电脑上查阅,不准在档案材料上做任何修改,不准复制拷贝。

(7)档案管理人员和其他有关人员必须本着高度负责的精神,严格遵守本档案保管制度,如出现电子档案丢失、泄密、外传,将追究当事人的责任并严肃处理。

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